Qu'est-ce que « I-9 Auto-Audits » ?
I-9 auto-audits impliquent de mener des examens internes des documents et procédures du formulaire I-9 au sein d’une entreprise ou d’une organisation. Le formulaire I-9 est un formulaire obligatoire de vérification de l'admissibilité à l'emploi requis par les services de citoyenneté et d'immigration des États-Unis (USCIS) pour tous les employés embauchés aux États-Unis.
Voici un aperçu de ce qu’impliquent les auto-audits I-9 :
Examen des documents du formulaire I-9
Les employeurs examinent l'exactitude et l'exhaustivité des documents du formulaire I-9 pour tous les employés actuels. Cela comprend la vérification que chaque employé a rempli correctement la section 1 du formulaire et a fourni des documents acceptables pour établir son identité et autorisation de travail aux États-Unis.
Identifier les erreurs et les divergences
Les employeurs identifient toute erreur, omission ou divergence dans les documents du formulaire I-9. Les erreurs courantes peuvent inclure des signatures manquantes, des dates incorrectes, des sections incomplètes ou une documentation inappropriée présentée par les employés.
Correction des erreurs
Les employeurs corrigent toutes les erreurs ou divergences identifiées dans les documents du formulaire I-9. Cela peut impliquer d'obtenir des informations manquantes ou des signatures des employés, de mettre à jour des informations incorrectes ou de revérifier les documents d'autorisation de travail si nécessaire.
Assurer la conformité
Les employeurs veillent à ce que leurs procédures du formulaire I-9 soient conformes aux exigences énoncées par l'USCIS et la loi sur l'immigration et la nationalité (INA). Cela comprend la tenue de dossiers précis, la conservation des documents du formulaire I-9 pendant la période requise et le respect des directives de vérification de l'admissibilité à l'emploi.
La mise en œuvre des meilleures pratiques
Les employeurs peuvent mettre en œuvre les meilleures pratiques pour le formulaire en cours Conformité I-9, comme l'établissement de procédures standardisées pour remplir et conserver les documents du formulaire I-9, la formation des employés responsables de l'administration du formulaire I-9 et la réalisation d'audits internes réguliers pour contrôler la conformité.
Faire face aux risques potentiels
En effectuant des auto-audits, les employeurs identifient et traitent de manière proactive les potentiels risques de non-conformité liés au formulaire I-9 Documentation. Cela peut inclure d'éviter les amendes, les pénalités ou les responsabilités légales associées au non-respect des lois d'immigration et règlements.
I-9 auto-audits sont essentiels pour garantir que les employeurs conservent des documents précis et conformes au formulaire I-9, atténuent les risques potentiels et assument leurs responsabilités en matière de vérification de l'éligibilité à l'emploi de leur main-d'œuvre conformément aux lois américaines sur l'immigration.