¿Qué son las “Autoauditorías I-9”?
Autoauditorías I-9 Implican la realización de revisiones internas de los documentos y procedimientos del Formulario I-9 dentro de una empresa u organización. El Formulario I-9 es un formulario obligatorio de verificación de elegibilidad laboral requerido por los Servicios de Inmigración y Ciudadanía de los Estados Unidos (USCIS) para todos los empleados contratados en los Estados Unidos.
Aquí hay un desglose de lo que implican las autoauditorías I-9:
Revisión de los documentos del Formulario I-9
Los empleadores revisan la exactitud e integridad de los documentos del Formulario I-9 de todos los empleados actuales. Esto incluye verificar que cada empleado haya completado correctamente la Sección 1 del formulario y haya proporcionado documentación aceptable para establecer su identidad y autorización de trabajo en los Estados Unidos.
Identificar errores y discrepancias
Los empleadores identifican cualquier error, omisión o discrepancia en los documentos del Formulario I-9. Los errores comunes pueden incluir firmas faltantes, fechas incorrectas, secciones incompletas o documentación inadecuada presentada por los empleados.
Corrigiendo errores
Los empleadores corrigen cualquier error o discrepancia identificados en los documentos del Formulario I-9. Esto puede implicar obtener información o firmas faltantes de los empleados, actualizar información incorrecta o volver a verificar la documentación de autorización de trabajo si es necesario.
Asegurar el cumplimiento
Los empleadores se aseguran de que sus procedimientos del Formulario I-9 cumplan con los requisitos establecidos por USCIS y la Ley de Inmigración y Nacionalidad (INA). Esto incluye mantener registros precisos, conservar los documentos del Formulario I-9 durante el período requerido y cumplir con las pautas para verificar la elegibilidad para el empleo.
La implementación de Buenas Prácticas
Los empleadores pueden implementar mejores prácticas para el formulario continuo. Cumplimiento de I-9, como establecer procedimientos estandarizados para completar y conservar los documentos del Formulario I-9, brindar capacitación a los empleados responsables de la administración del Formulario I-9 y realizar auditorías internas periódicas para monitorear el cumplimiento.
Abordar los riesgos potenciales
Al realizar autoauditorías, los empleadores identifican y abordan de manera proactiva posibles riesgos de cumplimiento relacionados con el Formulario I-9 documentación. Esto puede incluir evitar multas, sanciones o responsabilidades legales asociadas con el incumplimiento de leyes de inmigracion y regulaciones.
Autoauditorías I-9 son esenciales para garantizar que los empleadores mantengan la documentación del Formulario I-9 precisa y conforme, mitiguen los riesgos potenciales y cumplan con sus responsabilidades de verificar la elegibilidad laboral de su fuerza laboral de acuerdo con las leyes de inmigración de los EE. UU.